Vou dar dicas e truques simples para você que nunca mexeu ou conhece muito pouco desse programa começar a controlar suas atividades através dele. É possível, por exemplo, controlar as finanças, os investimentos, a dispensa de casa, o consumo de combustível de seu carro e um sem número de coisas. Vamos lá?

BÁSICO DO BÁSICO
Aqui, uma explicação para quem nunca abriu esse programa. O Excel é um software de planilha eletrônica, que tem como principal função fazer contas. Sua interface é composta de células (quadradinhos) organizadas em linhas identificadas por números e colunas identificadas por letras. Assim, é possível nomear as células por seu posicionamento nos eixos verticais e horizontais. A primeira célula da esquerda no topo, por exemplo, é a A1.

BÁSICO
Agora que você já sabe para que esse programa funciona, é hora de saber como utilizá-lo. Aconselho que você siga as instruções no próprio programa conforme for lendo o texto, pois isso facilita o entendimento do que vou explicar.

As telas e seqüências foram extraídas do Excel 2003. Pode haver alguma variação nas informações e passos caso sua versão seja diferente desta – ainda assim, as mudanças entre as versões são poucas. No site da Microsoft, existe um centro de treinamentos muito bom que lhe ensina a trabalhar com a versão 2007 do Excel e demais programas do pacote Office (veja aqui). Existe também um material de treinamento para a versão 2003, que você pode acessar aqui. Com esses links, você poderá ir além das dicas deste blog.

img_02_calculo_12022008.jpg>>>Faça contas
A função básica do Excel, como escrevi lá em cima, é fazer contas. Desde as operações básicas (soma, subtração, divisão e multiplicação) como outras mais avançadas e específicas – caso dos cálculos estatísticos.

Vamos supor que exista uma lista de valores e você queira executar operações usando esses números – vamos usar os R$ 600 e R$ 150, como na imagem ao lado.

Se quiser somá-los, selecione as células com os valores que devem ser incluídos ma operação. Vá então ao menu de Ferramentas, onde existe o ícone de auto-soma — é essa imagem diferente, ilustrada ao lado. Clique na setinha ao lado dele e depois em soma. Tudo o que tiver sido selecionado será somado, e o resultado aparecerá quando você clicar a tecla enter.

Para as demais operações — subtrair, dividir, multiplicar — o procedimento é o mesmo, desde que seu Excel seja da versão XP para frente (2002). Na setinha ao lado do auto-soma existem as outras operações.

Usando as setas do teclado, você pode manipular as células que farão parte do cálculo e, segurando o shift, consegue selecionar linhas e colunas inteiras.

Nesse mesmo caminho, você pode selecionar a opção mais funções. Ela lhe dará uma variedade enorme de tipos de cálculos executados pelo Excel. Isso pode lhe ajudar se você estudar a nem sempre amada disciplina de estatística. No Excel, a média de um montante de valores e muitas outras fórmulas estatísticas já vêm prontas.

Vamos a um exemplo prático. Na opção mais funções do auto-soma, selecione a categoria estatística e depois a função média – repare que, na parte de baixo da janela, existe um link ajuda sobre esta função. Ele será sempre útil na hora de aprender a usar as funções. Ao clicar no botão OK, será aberta uma nova janela de argumentos da função, que serve para você marcar na planilha os campos para compor a média. Marque os campos inicial e final da seqüência que quer obter a média e clique em OK.

img_03_autocomplete_12022008.jpg>>>Complete dados automaticamente
Na hora de montar uma planilha para controlar seus gastos mensais, escrever todos os dias do mês ou mesmo os nomes dos meses pode tomar tempo – a boa notícia é que o Excel completa essas informações para você. Com base no padrão dos campos que você escrever, o Excel “entende” o que você está fazendo e completa o resto.

Para isso, escreva nas células (tanto na vertical quanto na horizontal) os meses do ano — janeiro, fevereiro e março. Um em cada célula, como na imagem ao lado. Depois, segurando o botão direito do mouse, marque as três células que contêm os meses e, em seguida, posicione o cursor sobre o canto inferior direito da célula correspondente ao mês de março. Clique sobre o sinal de + que irá aparecer e, segurando com o botão direito, arraste sobre as células em branco. O efeito será idêntico ao da imagem à esquerda. Note que arrastei até aparecer o mês de novembro. Essa regra vale para números, dias de semana e datas.

>>>Formate os valores
Reparou que eu tratei valores numéricos como moeda (reais)? É simples formatar as colunas e linhas do excel para que elas ilustrem o conteúdo (moeda, formatos de data, formatos decimais e porcentagens, entre outros). Para isso, selecione as células (linhas, colunas) que deseja formatar, clique com o botão direito sobre os itens selecionados e vá à opção formatar células. O programa abrirá uma tela com todas as opções de formatação do Excel.

Por exemplo: na opção moeda, você encontra o símbolo (real, dólar e dezenas de moedas ao redor do mundo) e o número de casas decimais para indicar os centavos.

>>> Preencha automaticamente células em branco
Ao montar uma planilha, você pode querer que diversas células sejam preenchidas com um mesmo valor. Numa uma planilha de gastos, por exemplo, você pode colocar R$ 0,00 em todas as células sem valor (em branco). Para isso, selecione todas as células da área pressione a tecla F5 de seu teclado. Na janela que será aberta, clique no botão Especial e escolha a opção Em branco. Digite o valor “0,00″ e, depois, pressione ao mesmo tempo as teclas CTRL e Enter. O Excel preencherá automaticamente as células que ficaram em branco.

>>> Formate a planilha
Você pode colocar uma “cara” na sua planilha, deixando-a mais agradável e fácil de entender. Para isso, use o assistente de formatação. Selecione os dados que deseja formatar, vá até o menu Formatar e, em seguida, à opção AutoFormatação. Escolha então um modelo existente. Se quiser escolher sobre quais itens a formatação será aplicada, clique no botão Opções da janela AutoFormatação. Você verá então a caixa Formatos a aplicar, como mostra a ilustração abaixo.

img_04_autoformat_12022008.jpg

>>> Construindo gráficos
Uma das principais utilidades do Excel é fazer gráficos. Muitas vezes não conseguimos entender um monte de números e, na hora que os colocamos em uma imagem gráfica, fica mais clara a compreensão.
img_05_animagraf12022008.gif

A imagem acima ilustra todos os passos para criar um gráfico a partir de uma planilha baseada em um fictício controle de gastos mensais. Para criar o gráfico, faça o seguinte:

– Clique no botão assistente de gráfico na barra de ferramentas (ícone de gráfico).

– Selecione o tipo (pizza, barra, linhas) e o subtipo de gráfico (aparência) que melhor se adequar ao que quer exibir – na imagem acima, selecionei colunas. Pressione avançar.

– Agora é a hora de marcar o que vai aparecer no gráfico no intervalo de dados. Com o mouse, segurando o botão direito pressionado, marque as células que deseja incluir no gráfico — eu marquei as células com os valores dos gastos. Clique em Avançar.

– Na tela seguinte, você irá preencher os dados que aparecem no gráfico. Na aba Título serão inseridos os títulos dos gráficos e das colunas X e Y. As demais abas (eixos, linhas da grade, legenda e afins) contemplam outras alterações visuais no gráfico. A cada alteração efetuada, você poderá acompanhar o efeito direto na janela de prévia, que aparece do lado direito da tela.

– O último passo é escolher onde o gráfico será apresentado. Mantendo as opções padrões, o gráfico ficará na mesma planilha. Ao clicar em Concluir, o gráfico será apresentado na tela.

Espero que tenham gostado! Aliás, os comentários estão abertos. Deixe sua opinião, critica, sugestão e também suas dúvidas. Até sexta-feira (15/02), com um pacotão de dúvidas.